Mistä kyse: Muotoilun kilpailuttaminen

 

Muotoilun käyttö kaupunkien kehittämisessä tulee tarjoamaan muotoilijoille paljon töitä lähivuosina. Erilaiset julkiset toimijat haluaisivat ostaa muotoiluosaamista, mutta ensin pitäisi osata tehdä hyvä tarjouspyyntö, sanoo Kansainvälisen designsäätiön Toimiva kaupunki -hanketta luotsannut Tiina-Kaisa Laakso-Liukkonen.

 

Miksi kilpailutukset koetaan vaikeiksi?

TL ”Muotoilu on poikkeavaa osaamista, jonka lopputulosta on joskus vaikea määritellä. Se on osaamisena usein mukana laajemmassa hankinnassa ja muotoilun paikkaa ja roolia on toisinaan vaikea erottaa ja määrittää. Muotoiluhankinnoissa on kyse vahvasti iteratiivisista hankkeista, eli sen määritteleminen mitä oikeastaan ostetaan pitää olla aika avointa. Konsulttityötä toki osataan julkisella puolella ostaa. Mutta onko se suunta mihin muotoilu-hankintoja halutaan viedä? Silloin ehkä häviää olennainen osa muotoilun luonteesta. Mutta työn oikean määrän arvioiminen ja tulosten laadullinen arviointi on vielä vähän hakusessa. Tärkeintä olisi saada aikaan hyvät laadulliset kriteerit. Niiden puuttuminen on tällä hetkellä kompastuskivi. Mikä julkisella puolella on muotoilun hyvää laatua? Ymmärrys syntyy vain kokemusten, esimerkkien ja erikokoisten tarjouspyyntöjen kautta. Eikä kukaan niitä huvikseen tee. Edes maailmalta ei juuri löydy isoja tarjouspyyntöjä muotoilun ostamisesta. Pitäisi luoda ymmärrettävä kieli ja asioiden esittämisen tapa, joilla tarjouspyyntöjä tehdään.”

Miksi kilpailuttaminen kannattaa?

TL ”Hyvin tehty kilpailutus houkuttaa sellaisia osaajia, jotka kaikki eivät edes välttämättä ole tarjouspyynnön laatijan tiedossa. Meidän pitäisi saada mahdollisimman paljon uusia osaajia tälle kentälle. Jos tehdään hyviä tarjouspyyntöjä ja kilpailuttamisesta tulee rutiinia, niin se synnyttää kiinnostusta ja sitä kautta tarjoajienkin määrä kasvaa.

Jos muotoilu halutaan mukaan merkittäviin hankkeisiin joilla halutaan vaikuttaa rakenteisiin, niin on kaikkien osapuolten etu, että silloin myös toimitaan sääntöjen mukaan ja kilpailutetaan kunnolla. Kilpailutus on se ensimmäinen vaihe, jossa punnitaan asiakkaankin sitoutuneisuus.”

Mistä ostajan kannattaa lähteä liikkeelle?

TL ”Täytyy ymmärtää millaisessa tilanteessa oma organisaatio on. Onko totuttu käyttämään ulkopuolisia asiantuntijoita? Jos muotoiluosaaminen on se ensimmäinen asia, jolla lähdetään asiantuntijuuden ostamista harjoittelemaan, niin en kauheasti suosittele.

Entä onko kysymyksessä selkeästi joku tietty hanke tai projekti, jonka kanssa päästään liikkeelle? On helpompaa aloittaa pienemmästä palasta. Silloin tiedetään konkreettinen tarve, jota vasten voi peilata mahdollista isompaa sopimusta. Mutta koska kilpailutukset ovat aika rankkoja, niin kannattaa aina miettiä kannattaisiko samalla vaivalla laajentaa kilpailutus isompaan puitesopimukseen.

Rimaa ei kannata myöskään asettaa liian korkeaksi – jostakin täytyy aloittaa ja oppia syntyy vain kokemuksista. Kannattaa hyväksyä, että tarjouspyynnön tekeminen vie aina aikaa. Julkisen puolen ostajien kannattaisi jakaa tietoa kilpailuttamisesta keskenään, koska hyvien esimerkkien löytäminen on niin vaikeaa ja niitä pitäisi nyt saada syntymään nopealla tahdilla. Jos tarjouspyyntöjä syntyy vain pari vuodessa, niin ei tule oppimiskokemuksiakaan.”

Miten tehdään hyvä tarjouspyyntö?

TL ”Tarjouspyynnön tekemistä ei kannata ajatella inhottavana, ylimääräisenä projektina. Se on oikeastaan mahdollisuus, joka pakottaa miettimään huolella mitä tässä ollaan oikein tekemässä, ja sehän pitää muutenkin tehdä jossain vaiheessa. Kun kuvataan jollekin toiselle tarkasti mitä ollaan tekemässä, oma toiminta kehittyy. Ei siis määritellä ostettavaa asiaa vain sitä tarjouspyyntöä varten, vaan pohditaan ja dokumentoidaan oma työ ja suunnitelmat huolella. Tarjouspyyntö syntyy siinä samalla.”

Mikä ostajalla voi mennä helposti vikaan?

TL ”Esimerkiksi se, että ostat muotoiluosaamista kuin konsulttityötä sen sijaan että olet miettinyt valmiiksi, millaisia tarpeita tai tilanteita vaikka seuraavan 2–3 vuoden aikana voi tulla. Kannattaa käydä läpi ainakin nämä: onko meillä osallisuuteen, asiakaslähtöisyyteen, toiminnan visualisointiin tai työpajoihin liittyviä tarpeita? Onko edessä koko prosessin muutos joka pitäisi tehdä kokeilujen kautta? Vai tarvitaanko enemmän koulutusta?”

Mistä tietää, kannattaako ostaa ulkopuolelta vai palkata asiantuntija talon sisälle?

TL Yksi tekijä on laajuus: miten paljon siinä aikaikkunassa jonka pystyt hahmottamaan on tämän alan tekemistä? Kaikella asiantuntijuuden ostamisella ja käytöllä pitää olla organisaatiossa tarttumapinta. Jos talossa ei ole ketään joka ymmärtää muotoilua ja osaisi rakentaa asiantuntijan tai palvelun tuottajan kanssa uutta, niin mikään palvelu ei osu maaliin. Talon sisällä on oltava aina jonkinlainen ymmärrys, koska päätöksentekoa ei voi ulkoistaa.”

Miksi kilpailutukset eivät tällä hetkellä innosta muotoilijoita?

TL ”Ne paperit voivat olla aika kamalia. Eiväthän ne ole yhtään käyttäjälähtöisesti tehtyjä. Jonkun visualisoijan ja juristin pitäisi lyödä viisaat päät yhteen ja kokeilla kertaalleen miten tarjouspyynnöstä voisi saada ymmärrettävän ja selkokielisen. Myös muotoilijoiden pitäisi olla aktiivisemmin vaikuttamassa siihen millaisia tarjouspyyntöjä tulee: ei valittaa, että ne ovat huonoja, vaan ehdottaa minkälaisia ne voisivat olla. Tarjouspyynnön ei tarvitse olla pelkkä aanelonen täynnä tekstiä. Onko kukaan ikinä kysynyt muotoilijoilta, millainen olisi kilpailutus mihin muotoiluosaajat tarttuisivat? Tai ovatko muotoilun ammattilaiset olleet aidosti aktiivisia ja tehneet ehdotuksia siitä, millainen muotoiluosaamisen hankkimiseen liittyvä tarjouspyyntö ja tarjousprosessi voisi heidän näkökulmastaan olla? Aktiivinen kehittämisote on tapa vaikuttaa kilpailutuskulttuuriin.

Helsingin kaupungin opetusvirasto kokeili vuoden alussa palvelumuotoilun kilpailuttamisessa ihan uutta juttua: valitut toimistot tulivat pitämään yleisön eteen tunnin mittaisen avoimen esityksen siitä, miten he lähestyisivät opetusviraston palveluverkon rakentamista. Näiden esitysten ja valitun lähestymistavan pohjalta tehtiin päätökset. Samalla viraston koko henkilökunta pääsi mukaan kuulemaan, millä tavoin palveluntarjoajat lähestyivät asiaa. Tämä on sitä suunnittelun ja tekemisen yhdistämistä, mistä muotoilussa on kysymys ja mitä julkinen sektori tarvitsee. Pitkät ja aikavievät suunnitteluprosessit täytyy saada lyhennettyä, jotta uusia toimivia ratkaisuja saataisiin nopeammin käyttöön.”


Lue seuraavaksi

Mistä kyse:

Kun puhumme muotoilusta, tarkoitamme usein designia. Se on samaan aikaan ajattelua ja tekemistä. Kaupungeissa nämä on kuitenkin erotettu: virkamiehet suunnittelevat, ja sitten hankitaan jostain toteuttajat. Nyt suunnittelu ja teot pitää yhdistää, sanovat Marco Steinberg ja Tiina-Kaisa Laakso-Liukkonen.

Muotoilun muutos

Mistä kyse:

Älykkäässä kaupungissa julkisten palveluiden käyttäminen on yksinkertaista ja jopa mukavaa, sanovat Helsingin kaupungin tietotekniikka- ja viestintäjohtaja Jaakko Salavuo sekä kaupungin kilpailukyvyn kehitys -yksikön päällikkö Santtu von Bruun.

Smart City -ajattelu

Mistä kyse:

Käyttäjälähtöisen suunnittelun avulla syntyy palveluita, joille kansalaisilla on oikeasti tarve, sanovat Aalto-yliopiston muotoilun professori Turkka Keinonen ja Espoon palvelujen kehittämisjohtaja Päivi Sutinen.

Käyttäjälähtöinen suunnittelu

Mistä kyse:

Maailmalla on harvinaista, että muotoilu on kirjattu jopa kaupungin viralliseen strategiaan. Helsinki on osannut tehdä muotoilun hyötyjä ymmärrettäväksi jopa virkamiehille, sanoo Suomen Muotoilusäätiön johtava asiantuntija Jorma Lehtonen.

Muotoilu ja Helsinki

Mistä kyse:

Osallistava suunnittelu on hedelmällisintä, jos mukana on loppukäyttäjien lisäksi ihmisiä muistakin sidosryhmistä. Silloin onkin kyse yhteissuunnittelusta, sanovat Kuntaliiton innovaatioasiantuntija Tuula Jäppinen ja Aalto-yliopiston muotoilun professori Tuuli Mattelmäki.

Osallistava suunnittelu

Mistä kyse:

Muotoilun käyttö kaupunkien kehittämisessä tulee tarjoamaan muotoilijoille paljon töitä lähivuosina. Erilaiset julkiset toimijat haluaisivat ostaa muotoiluosaamista, mutta ensin pitäisi osata tehdä hyvä tarjouspyyntö, sanoo Kansainvälisen designsäätiön Toimiva kaupunki -hanketta luotsannut Tiina-Kaisa Laakso-Liukkonen.

Muotoilun kilpailuttaminen